Beschwerdemanagement & Compliance

Unter Compliance ist die Einhaltung und Befolgung von Recht und Gesetz zu verstehen. Ziel einer guten und verantwortungsvollen Compliance ist die Vermeidung von Rechtsverstößen sowie von Schadensfällen, die aus solchen Verstößen resultieren.

Im Fall eines aufkommenden Rechtsverstoßes bleibt ADRA mit seinem funktionierenden Compliance-Management-System handlungsfähig und kann umgehend und professionell einem auftretenden Compliance-Fall gegensteuern. Bei einem Compliance-Management-System handelt es sich um ein internes System, das durch vorgegebene Richtlinien und Prozesse Rechts- und Regelverstöße vermeiden oder auf ein Minimum reduzieren soll.

ADRA ist als Organisation verschiedenen Gefahren ausgesetzt. Darunter fallen z. B. Korruptionsrisiken oder auch die Gefahr von schwerwiegendem Fehlverhalten der Mitarbeitenden und Projektpartner. Die Umsetzung von Kontrollmechanismen ist daher notwendig und es sind Maßnahmen zu treffen, um diesen Risiken zu begegnen. Eine effiziente Qualitätssicherung hilft dabei, die Haftungsrisiken für ADRA selbst sowie für die handelnden Personen zu minimieren.

Einen der wichtigsten Compliance-Kontrollmechanismen, das Beschwerdemanagement, hat ADRA Deutschland e.V. bereits 2021 eingeführt. Mit unserem elektronischen Hinweisgebersystem, das auf unserer Website zu finden ist, arbeiten wir datenschutzkonform und erfüllen regulatorische Anforderungen zum Hinweisgeberschutz auf Grundlage der aktuellen EU-Whistleblower-Richtlinie und des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes.

Das Hinweisgebersystem ermöglicht Mitarbeitenden, Spenderinnen und Spendern, Projektpartnern und auch unseren Projektteilnehmenden, unethisches und strafbares Verhalten auf sichere, vertrauliche und anonyme Weise zu melden. Das elektronische Hinweisgebersystem senkt dabei mögliche Hemmschwellen für Hinweisgebende und vereinfacht die Bearbeitung eingehender Hinweise. Die Hinweise werden von einem sorgfältig ausgewählten Gremium, dem Feedback-Komitee, entgegengenommen und bearbeitet. Das Feedback-Komitee ist verpflichtet, die Anonymität der Hinweisgebenden in jedem Fall zu wahren und den Vertraulichkeitsgrundsatz zu achten.

Zu einem funktionierenden Compliance-Management-System tragen alle Mitarbeitenden von ADRA bei. Im Vorfeld von Projektumsetzungen werden verschiedene Prüfungen und Risikoanalysen durchgeführt. Die Mitarbeitenden sind verpflichtet, alle geltenden Richtlinien und Prozesse bei der Umsetzung ihrer Tätigkeiten einzuhalten. So sind z. B. bei der Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen unsere Einkaufsrichtlinien einzuhalten und in bestimmten Fällen Dienstleistende und neue Projektpartner gemäß der geltenden Richtlinie zu EU-Sanktionen zu überprüfen.

Um sicherzustellen, dass Richtlinien und Gesetze von Mitarbeitenden eingehalten werden, ist es wichtig, klare Richtlinien und Gesetze im Unternehmen zu etablieren. Dazu gehören u.a. regelmäßige Schulungen, z. B. im Umgang mit sensiblen Daten, die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen sowie eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Richtlinien. Diese dienen nicht nur als interner Leitfaden für die Mitarbeitenden, sondern ebenfalls als Erläuterung der Werte und Arbeitsgrundsätze von ADRA Deutschland e.V. und zur Risikominimierung.