Beschwerdemanagement & Compliance

Unter Compliance ist die Einhaltung und Befolgung von Recht und Gesetz zu ver­ste­hen. Ziel einer guten und ver­ant­wor­tungs­vol­len Compliance ist die Vermeidung von Rechtsverstößen sowie von Schadensfällen, die aus sol­chen Verstößen resul­tie­ren.

Im Fall eines auf­kom­men­den Rechtsverstoßes bleibt ADRA mit sei­nem funk­tio­nie­ren­den Compliance-Management-System hand­lungs­fä­hig und kann umge­hend und pro­fes­sio­nell einem auf­tre­ten­den Compliance-Fall gegen­steu­ern. Bei einem Compliance-Management-System han­delt es sich um ein inter­nes System, das durch vor­ge­ge­be­ne Richtlinien und Prozesse Rechts- und Regelverstöße ver­mei­den oder auf ein Minimum redu­zie­ren soll.

ADRA ist als Organisation ver­schie­de­nen Gefahren aus­ge­setzt. Darunter fal­len z. B. Korruptionsrisiken oder auch die Gefahr von schwer­wie­gen­dem Fehlverhalten der Mitarbeitenden und Projektpartner. Die Umsetzung von Kontrollmechanismen ist daher not­wen­dig und es sind Maßnahmen zu tref­fen, um die­sen Risiken zu begeg­nen. Eine effi­zi­en­te Qualitätssicherung hilft dabei, die Haftungsrisiken für ADRA selbst sowie für die han­deln­den Personen zu mini­mie­ren.

Einen der wich­tigs­ten Compliance-Kontrollmechanismen, das Beschwerdemanagement, hat ADRA Deutschland e.V. bereits 2021 ein­ge­führt. Mit unse­rem elek­tro­ni­schen Hinweisgebersystem, das auf unse­rer Website zu fin­den ist, arbei­ten wir daten­schutz­kon­form und erfül­len regu­la­to­ri­sche Anforderungen zum Hinweisgeberschutz auf Grundlage der aktu­el­len EU-Whistleblower-Richtlinie und des deut­schen Hinweisgeberschutzgesetzes.

Das Hinweisgebersystem ermög­licht Mitarbeitenden, Spenderinnen und Spendern, Projektpartnern und auch unse­ren Projektteilnehmenden, unethi­sches und straf­ba­res Verhalten auf siche­re, ver­trau­li­che und anony­me Weise zu mel­den. Das elek­tro­ni­sche Hinweisgebersystem senkt dabei mög­li­che Hemmschwellen für Hinweisgebende und ver­ein­facht die Bearbeitung ein­ge­hen­der Hinweise. Die Hinweise wer­den von einem sorg­fäl­tig aus­ge­wähl­ten Gremium, dem Feedback-Komitee, ent­ge­gen­ge­nom­men und bear­bei­tet. Das Feedback-Komitee ist ver­pflich­tet, die Anonymität der Hinweisgebenden in jedem Fall zu wah­ren und den Vertraulichkeitsgrundsatz zu ach­ten.

Zu einem funk­tio­nie­ren­den Compliance-Management-System tra­gen alle Mitarbeitenden von ADRA bei. Im Vorfeld von Projektumsetzungen wer­den ver­schie­de­ne Prüfungen und Risikoanalysen durch­ge­führt. Die Mitarbeitenden sind ver­pflich­tet, alle gel­ten­den Richtlinien und Prozesse bei der Umsetzung ihrer Tätigkeiten ein­zu­hal­ten. So sind z. B. bei der Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen unse­re Einkaufsrichtlinien ein­zu­hal­ten und in bestimm­ten Fällen Dienstleistende und neue Projektpartner gemäß der gel­ten­den Richtlinie zu EU-Sanktionen zu über­prü­fen.

Um sicher­zu­stel­len, dass Richtlinien und Gesetze von Mitarbeitenden ein­ge­hal­ten wer­den, ist es wich­tig, kla­re Richtlinien und Gesetze im Unternehmen zu eta­blie­ren. Dazu gehö­ren u.a. regel­mä­ßi­ge Schulungen, z. B. im Umgang mit sen­si­blen Daten, die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen sowie eine regel­mä­ßi­ge Überprüfung und Aktualisierung der Richtlinien. Diese die­nen nicht nur als inter­ner Leitfaden für die Mitarbeitenden, son­dern eben­falls als Erläuterung der Werte und Arbeitsgrundsätze von ADRA Deutschland e.V. und zur Risikominimierung.